Datenschutz bei Draftdeck

Draftdeck – Henk Mattes Ehebrecht, c/o Online-Impressum 11859 Europaring 90 53757 Sankt Augustin

Fragen zu deinen Daten: hello@draftdeck.de

Über das, was dein Team in einem Arbeitsbereich schreibt (Beiträge, Kommentare, Aufgaben, Dateien, Kundennamen), entscheidet dein Team; Draftdeck speichert und verarbeitet es für das Team.

• Kein Tracking, keine Analyse, keine Werbung, keine Skripte, Schriften oder Bilder von Dritten auf dieser Seite. Alles auf dieser Seite kommt von dieser Seite. (Unser Mail-Dienstleister kann geöffnete Mails und geklickte Links zählen: siehe „E-Mail“ unten.)
• Draftdeck postet nur dort für dich, wo dein Team es einrichtet: Mit Premium kann ein Owner oder Admin Instagram verbinden (Beta), dann veröffentlicht Draftdeck freigegebene Beiträge zur geplanten Zeit. Alle anderen Kanäle postest du selbst von Hand.
• Niemand bei Draftdeck liest, was dein Team schreibt, es sei denn, ein Owner oder Admin erlaubt es, für eine Zeit, die er wählt.

• Dein Konto

  Deine E-Mail-Adresse und ein Hash deines Passworts (nie das Passwort). Damit du dich anmelden kannst und wir dich zu deinem Konto erreichen. Grundlage: der Nutzungsvertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Gespeichert, bis du das Konto löschst (siehe „Löschen“). Eine Anmeldung, deren E-Mail nie bestätigt wurde, wird nach 7 Tagen gelöscht.

• Anmeldung

  Ein Cookie hält dich bis zu 30 Tage angemeldet; der Server speichert davon nur einen Hash und wann sie endet. Grundlage: Vertrag. Sie endet, wenn du dich abmeldest, wenn sie abläuft oder wenn du dein Passwort zurücksetzt; änderst du deine E-Mail-Adresse, enden deine anderen Sitzungen.

• Anmeldung in zwei Schritten

  Nur wenn du sie in deinem Profil einschaltest: das Geheimnis deiner Authenticator-App (verschlüsselt gespeichert) und zehn Wiederherstellungscodes (nur als Hash gespeichert, mit dem Datum, an dem sie erstellt und benutzt wurden). Grundlage: Vertrag und unser berechtigtes Interesse, Konten zu schützen (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Gelöscht, wenn du sie ausschaltest oder dein Konto löschst.

• Zwei Schritte zurücksetzen und bekannte Geräte

  Wenn du uns bittest, die Anmeldung in zwei Schritten zu entfernen, weil du App und Wiederherstellungscodes verloren hast: die Anfrage mit Status und Daten, ein Hash mit Schlüssel der Adresse, von der sie kam (nicht die Adresse selbst; damit begrenzen wir Anfragen pro Adresse), dein Browser, die Nachweise, die du angibst (ein Arbeitsbereichsname, Datum und Betrag deiner letzten Rechnung, eine Notiz), und wer bei uns wann und warum entschieden hat. Bekannte Geräte: für jeden Browser, mit dem du dich anmeldest, ein Hash seines dd_device-Cookies, eine Bezeichnung wie „Safari auf dem iPhone“ und wann er zuerst und zuletzt benutzt wurde; höchstens 30 pro Konto, das am längsten nicht benutzte fällt zuerst weg. Eine Anmeldung von einem neuen Gerät mailen wir dir mit dem Gerät und der auf ihr Netz gekürzten Adresse (zum Beispiel 84.132.x.x); diese Adresse wird nicht gespeichert. Zweck: dein Konto vor Übernahme schützen. Grundlage: unser berechtigtes Interesse, Konten zu schützen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Fristen: ein Gerät, das 400 Tage nicht benutzt wurde (so lange gilt sein Cookie), wird gelöscht; der Hash der Adresse einer Anfrage nach 30 Tagen; eine abgeschlossene Anfrage nach 12 Monaten; alles spätestens, wenn dein Konto gelöscht wird.

• E-Mail-Adresse ändern

  Du änderst sie in deinem Profil mit deinem Passwort. Die neue Adresse wartet 24 Stunden, bis du den Link öffnest, den wir an sie senden; dann ersetzt sie die alte, deine alte Adresse wird benachrichtigt und der Zahlungsdienst eines laufenden Abos bekommt die neue Adresse. Die Anfrage (neue Adresse und Daten) wird einen Tag, nachdem sie benutzt wurde oder abgelaufen ist, gelöscht, spätestens mit deinem Konto. Grundlage: Vertrag.

• Dein Profil

  Dein Name und deine Farbe und nur wenn du sie einträgst Geburtstag, Emoji, Titel, Bio, Profilbild und deine Benachrichtigungen. Name, Farbe und Bild sieht dein Team, ebenso deinen Geburtstag im Kalender (Tag und Monat, und dein Alter, wenn du das Jahr einträgst). Grundlage: Vertrag; für die freiwilligen Angaben deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a), die du widerrufst, indem du sie entfernst.

• Was du für dein Team schreibst

  Beiträge, Versionen von Beiträgen, Kommentare, Ideen, Aufgaben, Notizen an Kalendertagen, Benachrichtigungen, gespeicherte Ansichten und die Bilder und Videos, die du hochlädst. Grundlage: der Vertrag mit deinem Team. Es gehört zum Arbeitsbereich und bleibt, bis das Team es löscht oder der Arbeitsbereich gelöscht wird; was in den Papierkorb verschoben wird, lässt sich 30 Tage lang wiederherstellen und wird danach endgültig gelöscht, mit den hochgeladenen Dateien. Löschst du dein Konto, bleibt es im Arbeitsbereich ohne deinen Namen (es behält eine Nummer, die nicht mehr zu einer Person führt, die wir benennen können, und das Protokoll deiner Anfrage enthält nach der Löschung keine Adresse mehr). Benachrichtigungen, die älter als 12 Monate sind, werden gelöscht. Bei Fotos jedes Formats (JPEG, PNG, WebP, AVIF, GIF) werden Aufnahmeort, Kamera- und Bearbeitungsdaten entfernt; Videos und PDFs werden unverändert gespeichert, entferne solche Daten also vor dem Hochladen. Bei einem Video macht dein Browser beim Hochladen außerdem 4 kleine Standbilder (damit Dex sich das Video ansehen kann); sie werden wie die Vorschaubilder gespeichert und mit dem Video gelöscht. PDFs (Broschüren, Briefings, Speisekarten, Folien) können als Material für Dex in der Mediathek liegen; sie werden nie veröffentlicht. Beim Hochladen macht dein Browser ein Bild der ersten Seite und liest den Text aus (bis zu 50.000 Zeichen); Datei, Seitenbild und Text werden wie andere Medien gespeichert und mit dem PDF (aus dem Papierkorb nach 30 Tagen) oder mit dem Arbeitsbereich gelöscht. Auf unserem Server wird das PDF nie geöffnet oder ausgeführt.

• Kalender abonnieren

  Nur wenn du ihn in deinem Profil erstellst: ein privater Link (/cal/…), über den deine Kalender-App (Apple Kalender, Outlook, Google Kalender, Thunderbird) deine geplanten Beiträge eines Arbeitsbereichs ohne Anmeldung liest. Wir speichern einen Hash seines geheimen Codes und eine verschlüsselte Kopie, damit dein Profil dir den Link wieder zeigen kann, was du anzeigen lässt (welche Beiträge, Status, Kanäle, Aufgaben, Tagesnotizen, wie viel Detail; standardmäßig Titel, Kanäle und Status, nie den Text), wann er erstellt wurde und wann und von welcher Art App er zuletzt abgerufen wurde (Google, Apple, Microsoft, Thunderbird; nicht die Adresse oder das Gerät). Bei jedem Abruf zeigt er nur, was deine Rolle gerade sehen darf. Der Anbieter deiner Kalender-App ruft die Einträge ab und speichert sie nach seinen eigenen Bedingungen; diese App und ihren Anbieter wählst du. Grundlage: der Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Gespeichert, bis du den Link widerrufst oder einen neuen erstellst, den Arbeitsbereich verlässt, dein Konto löschst oder der Arbeitsbereich gelöscht wird.

• Direkt veröffentlichen auf Instagram (Beta, Premium)

  Nur wenn ein Owner oder Admin eines Premium-Arbeitsbereichs ein Konto verbindet: die Zugangsschlüssel (Tokens) dieser Verbindung, verschlüsselt gespeichert (AES-256-GCM), ihr Ablaufdatum und die erteilten Berechtigungen; Kennung, Name und Bild des verbundenen Kontos selbst. Dazu, wer die Verbindung wann angelegt hat, welcher Draftdeck-Kanal als welches Profil, welche Seite oder welches Konto veröffentlicht, und für jeden so veröffentlichten Beitrag die Kennung und der Link bei der Plattform, die Antworten der Plattform beim Veröffentlichen und seine Zahlen (Instagram: Aufrufe, Reichweite, Likes, Kommentare, Speicherungen, geteilte Beiträge, Profilbesuche und Follows; bei Reels die durchschnittliche Wiedergabezeit). Zweck: die Beiträge, die dein Team freigegeben und geplant hat, zur geplanten Zeit oder mit „Jetzt veröffentlichen“ zu veröffentlichen und ihre Zahlen im Arbeitsbereich zu zeigen. Dafür gehen Text und Medien des Beitrags an die Plattform. Bilder und Videos für Instagram holt Meta selbst über einen kurzlebigen, signierten Link ab (Bilder 2 Stunden, Videos 24 Stunden gültig); PNG- und WebP-Bilder wandeln wir dafür vorher in JPEG um. Über andere Nutzer der Plattformen speichern wir nichts: keine Profile anderer Mitglieder, keine Kommentare oder Reaktionen anderer, keine Follower-Listen. Grundlage: der Vertrag mit deinem Team, für das Draftdeck veröffentlicht (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); für die Protokolle der Veröffentlichung und die Zähler der Abrufe unser berechtigtes Interesse an einem nachvollziehbaren Dienst, der die Grenzen der Plattformen einhält (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Aufbewahrung: die Zahlen ein Jahr ab dem Abruf; die Antworten der Plattform zu einer Veröffentlichung 6 Monate nach dem Veröffentlichen, der Eintrag selbst (Kennung und Link des Beitrags) ein Jahr; eine begonnene Anmeldung höchstens 15 Minuten; die täglichen Zähler der Abrufe 7 Tage. Dabei gelten strenge Fristen: Profildaten anderer Mitglieder höchstens 24 Stunden und Kommentare anderer höchstens 48 Stunden (wir speichern beides gar nicht), Aktivitäten einer Organisation höchstens 6 Monate, Statistiken höchstens ein Jahr, Löschung spätestens 10 Tage nach dem Ende der Nutzung. Alles zu einer Verbindung wird sofort gelöscht, wenn ein Owner oder Admin sie unter Arbeitsbereich, Planungskanäle, Direkt veröffentlichen trennt („Trennen und Daten löschen“; bei LinkedIn widerrufen wir dabei auch den Zugang bei LinkedIn), wenn der Arbeitsbereich gelöscht wird (sofort, nicht erst nach den 30 Tagen im Papierkorb) oder wenn das Konto gelöscht wird, das die Verbindung angelegt hat. Instagram: Entfernst du Draftdeck in den Instagram-Einstellungen (Apps und Websites) oder beantragst du bei Meta die Löschung der Daten, die Draftdeck bekommen hat, meldet Meta das an unsere Löschadresse (https://draftdeck.de/api/oauth/instagram/deletion). Wir löschen dann sofort alles zu diesem Instagram-Konto, und du bekommst einen Bestätigungscode; unter https://draftdeck.de/data-deletion/<Code> siehst du ein Jahr lang, dass die Löschung erledigt ist. Der Code nennt keine Person. Daten von der Plattform geben wir nicht an Dritte weiter; die Zahlen sieht nur der Arbeitsbereich. Bereits veröffentlichte Beiträge bleiben auf der Plattform, bis du sie dort löschst.

• Menschen, die einen Kundenlink öffnen

  Der Link gilt 14 Tage. Über Besucher wird nur der Name gespeichert, den sie bei einem Kommentar oder einer Freigabe eintippen (und was sie schreiben). Das Team kann beim Erstellen des Links die E-Mail-Adresse des Kunden angeben: Dann speichern wir diese Adresse mit ihrer Sprache und, falls der Kunde sich abmeldet, wann er das getan hat, damit der Kunde eine Mail mit dem Link bekommt, wenn ein Beitrag auf seine Freigabe wartet (höchstens eine pro Link und Tag). Die Mails laufen über Brevo. Jede Mail enthält einen Link zum Abmelden (und den Ein-Klick-Knopf des Mailprogramms); danach gehen von diesem Arbeitsbereich keine solchen Mails mehr an die Adresse, die Links funktionieren weiter. Die Adresse wird mit dem Arbeitsbereich gelöscht, und schon vorher, sobald kein Link mit ihr mehr besteht und 12 Monate lang kein neuer Link sie bekommen hat. Grundlage: das berechtigte Interesse des Teams an einer funktionierenden Freigabe (Art. 6 Abs. 1 lit. f).

• Wer bei Draftdeck was sehen kann

  Team-Mitglieder haben eine Rolle mit festen Rechten. Der Support kann ein Konto nachschlagen (die Adresse bleibt verdeckt, bis er sie zeigt; jeder Blick und jedes Zeigen wird protokolliert), deine Tickets beantworten, eine Bestätigungsmail erneut senden, ein Konto mit Begründung sperren und kurze interne Notizen zu einem Konto schreiben (sie sind Teil deines Exports und werden mit deinem Konto gelöscht). Dein Passwort kann niemand lesen oder setzen. Marketing und Finanzen sehen keine Inhalte und in der Kontoliste keine Adressen. Was dein Team schreibt (Beiträge, Kommentare, Medien), ist für alle bei Draftdeck gesperrt; es kann nur gelesen werden, solange ein Owner oder Admin deines Arbeitsbereichs Support-Zugriff erlaubt, für 1 Stunde, 1 Tag oder 1 Woche, nur lesend, und die Freigabe und jeder Blick stehen in einem Protokoll, das du lesen kannst. Für Team-Konten ist die Anmeldung in zwei Schritten Pflicht, mit Ausnahme des Betreiber-Kontos (Rolle Owner), das durch eigenes Passwort und eigene Sitzungen geschützt ist. Zugriffsprotokolle werden 12 Monate aufbewahrt. Grundlage: unser berechtigtes Interesse, den Dienst zu betreiben und abzusichern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und der Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b).

• Freunde einladen

  Wenn du deinen Einladungslink teilst und sich jemand darüber registriert, speichern wir einen Vermerk: den Code des Links, die Konto-IDs beider Personen, die Arbeitsbereiche, die die Bonus-Tage bekommen haben, den Status (wartet, belohnt, abgelehnt und warum) und die Daten. Die Adresse deines Freundes, sein Gerät und seine IP-Adresse werden dafür nicht gespeichert. Du siehst nur, wie viele Freunde beigetreten sind, nie wer; dein Freund erfährt nur, dass ein Freund ihn eingeladen hat, nicht wer. Die Bonus-Tage gibt es erst, wenn der Freund seine E-Mail bestätigt und einen Arbeitsbereich eingerichtet hat, nicht für dieselbe Person, Wegwerf-Adressen oder über eine Grenze pro Person hinaus; jede Gutschrift und jede Ablehnung wird für den Betreiber ohne Adresse protokolliert. Wird ein Konto gelöscht, verlieren die Vermerke seine Konto-ID. Vermerke werden nach 2 Jahren gelöscht. Grundlage: der Nutzungsvertrag für den Bonus (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und unser berechtigtes Interesse, Missbrauch zu verhindern (Art. 6 Abs. 1 lit. f).

• Nach dem Löschen eines Kontos

  Wir behalten 12 Monate einen verschlüsselten Fingerabdruck der E-Mail-Adresse (einen Hash, nicht die Adresse; er lässt sich nicht zurückrechnen), damit die Belohnung für Einladungen nicht noch einmal an dieselbe Adresse geht. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, Missbrauch zu verhindern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Kennung des gelöschten Kontos wird 35 Tage außerhalb der Datenbank vermerkt, damit eine wiederhergestellte Sicherung das Konto erneut löscht.

• Rückmeldungen zum Assistenten

  Wenn du unter einer Antwort einen Daumen drückst oder der Assistent eine Frage nicht beantworten kann, werden der Fragetext (auf 300 Zeichen gekürzt), die Antwort, die Sprache und die Zeit gespeichert, damit die Hilfe besser wird. Es wird kein Konto, kein Arbeitsbereich und keine Adresse mitgespeichert. Bitte schreib keine persönlichen Daten in Fragen. Sie werden nach 90 Tagen gelöscht. Grundlage: unser berechtigtes Interesse, die Hilfe zu verbessern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); du kannst jederzeit widersprechen.

• Dex: was sich der Assistent merkt

  Notizen: kurze Sätze, die sich Dex merkt, damit er nicht immer wieder dasselbe fragt (höchstens 280 Zeichen, ohne Links und E-Mail-Adressen). Deine eigenen Notizen gehören dir in einem Arbeitsbereich: Niemand sonst sieht sie, auch nicht in einem anderen deiner Arbeitsbereiche. Team-Notizen sieht jede Person im Arbeitsbereich außer Kunden. Du siehst, änderst und löschst sie unter „Was Dex weiß“; sie bleiben, bis sie gelöscht werden, bis du den Arbeitsbereich verlässt (deine eigenen) oder bis das Konto oder der Arbeitsbereich gelöscht wird. Markenprofil: nur wenn ein Owner oder Admin „Dex lernt aus euren Beiträgen“ eingeschaltet hat, fasst Dex Ton, Zielgruppe, Themen und Gewohnheiten der Beiträge des Arbeitsbereichs zusammen (aus bis zu 40 aktuellen Beiträgen) und zählt, wann das Team üblicherweise veröffentlicht hat, und hält aus bis zu 6 aktuellen Bildern der Beiträge deren Bildstil fest (Farben, Motive, wie oft Menschen zu sehen sind); es beschreibt die Beiträge des Arbeitsbereichs, keine Person, und bleibt, bis ein Owner oder Admin es löscht oder der Arbeitsbereich gelöscht wird. Chats mit Dex: was du geschrieben und was Dex geantwortet hat, auf dem Server 30 Tage nach der letzten Nachricht gespeichert, dann gelöscht; deine Chats siehst nur du. Einstellungen für Dex: Was das Team unter „So schreibt Dex“ festgelegt hat (Ton, Emojis, Hashtags, Handlungsaufforderung, Sprachen, Wörter, die Dex meiden soll, Ziele, Zielgruppe), wird mit dem Arbeitsbereich gespeichert, bis er gelöscht wird; deine eigenen Dex-Vorlieben (wie oft Dex nachfragt, wie lang seine Antworten sind) werden gespeichert, bis dein Konto gelöscht wird. Grundlage: der Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); für Team-Notizen und das Markenprofil auch das berechtigte Interesse des Teams an einem Assistenten, der den Arbeitsbereich kennt (Art. 6 Abs. 1 lit. f). All das ist Teil deines Exports (dex.json), auch deine eigenen Dex-Vorlieben.

• Support

  Die Tickets, die du sendest (Kategorie, dein Text, optional ein Screenshot) und die Antworten, dazu ein kurzer Vermerk, wenn eine Antwort per Mail geht. Nur du und das Draftdeck-Team können sie lesen. Das Team kann interne Notizen schreiben; jedes Mal, wenn das Team ein Ticket öffnet oder ändert, wird das protokolliert (wer, wann), 12 Monate lang. Das Team sieht deinen Namen, nicht deine Anmelde-Adresse. Ein geschlossenes Ticket wird 180 Tage nach dem Schließen gelöscht, mit Verlauf und Screenshots. Grundlage: Vertrag; das Protokoll: berechtigtes Interesse, nachweisen zu können, wer was angesehen hat. „War das hilfreich?“ wird pro Artikel gezählt, mit dem Grund, den du bei „Nein“ wählst, und der Sprache, in der du liest, ohne Konto dahinter. Suchen im Hilfe-Center, die nichts finden, werden anonym gezählt: nur die gesuchten Wörter (kleingeschrieben, ohne Adressen oder lange Nummern), wie oft und wann zuletzt, nie mit einer Person, einem Konto oder einem Gerät verknüpft. Sie werden 90 Tage nach der letzten solchen Suche gelöscht. Grundlage: berechtigtes Interesse an einem Hilfe-Center, das beantwortet, wonach Menschen suchen.

• Ideen für Draftdeck

  Die Ideen, die du sendest, und deine Stimmen. Ideen können alle angemeldeten Personen lesen, Stimmen zeigt niemandem etwas. Löschst du dein Konto, verschwinden deine Stimmen und deine Ideen bleiben ohne deinen Namen. Grundlage: berechtigtes Interesse an der Verbesserung des Produkts.

• E-Mails, die wir senden

  Mails zu deinem Konto (Adresse bestätigen, Passwort zurückgesetzt oder geändert, eine Änderung deiner Adresse an die alte und die neue Adresse, eine angefragte Löschung), Einladungen, Mails zu Premium (eine fehlgeschlagene Zahlung, das Ende von Premium, eine bestätigte Kündigung), Mails zu deinen Support-Tickets und, nur wenn du sie in deinem Profil einschaltest, Benachrichtigungen und eine tägliche oder wöchentliche Zusammenfassung. Jede Benachrichtigungs- und Zusammenfassungs-Mail enthält einen Link, der sie mit einem Klick abschaltet, ohne Anmeldung. Support-Mails enthalten den Text des Tickets und der Antwort, damit du sie in deinem Postfach lesen und beantworten kannst; deine Antwort per Mail wird dem Ticket hinzugefügt. Ob eine Mail gesendet wurde oder fehlschlug, wird 30 Tage protokolliert, ohne Adresse, Betreff und Text. Konto- und Sicherheitsmails: Vertrag und berechtigtes Interesse; Benachrichtigungen und Zusammenfassungen: deine Einwilligung, die du jederzeit in deinem Profil oder mit dem Link in der Mail widerrufst.

• Push-Benachrichtigungen

  Nur wenn du sie im Browser erlaubst und einschaltest: die Adresse deines Geräts beim Push-Dienst, die Schlüssel dazu und der Browsername, bis zu 10 Geräte pro Konto. Die Nachricht ist für dein Gerät verschlüsselt. Grundlage: deine Einwilligung. Ein Gerät entfernst du im Profil oder im Browser; es wird auch entfernt, wenn es nicht mehr existiert, und mit deinem Konto.

• Zahlungen

  Wenn du Premium bezahlst: welche Arbeitsbereiche die Zahlung umfasst, der Betrag, der Zeitraum und die Daten, und eine Referenz auf den Zahlungsdienst. Karten- oder Bankdaten nimmt Stripe oder PayPal entgegen, nie Draftdeck. Was die Zahlungsdienste uns melden (was mit einer Zahlung geschah, ohne deine Adresse), wird 180 Tage protokolliert, um Fragen zu Zahlungen zu beantworten. Grundlage: Vertrag und die gesetzliche Pflicht, Buchungsunterlagen aufzubewahren (diese Datensätze werden nicht mit deinem Konto gelöscht: sie bleiben ohne dein Konto dahinter so lange, wie Steuer- und Handelsrecht es verlangen, und werden danach nur auf deine Bitte gelöscht; eine automatische Löschung gibt es noch nicht).

• Premium kündigen

  Auf der Seite „Verträge hier kündigen“ kann jeder ohne Anmeldung eine Kündigung erklären: dein Name, die Adresse des Kontos, welcher Vertrag, ordentlich oder außerordentlich, ein Grund, falls du einen nennst, und das gewünschte Datum. Bist du nicht mit dieser Adresse angemeldet, senden wir einen Link an die Adresse des Kontos (7 Tage gültig), damit niemand anderes für dich kündigen kann; die Bestätigung kommt per Mail. Die Erklärung wird 30 Tage nach Ablauf ihres Links gelöscht, spätestens mit deinem Konto. Grundlage: gesetzliche Pflicht (§ 312k BGB, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) und der Vertrag.

• Sicherheit

  Begrenzungen für Anmelde- und Registrierversuche werden im Speicher nach Adresse gezählt und sind nach einem Neustart des Servers weg. Der Webserver schreibt ein Protokoll (Zeit, Adresse, Seite, die Seite, von der du kamst, Browser), das 14 Tage aufbewahrt und nur zum Betrieb und Schutz des Dienstes genutzt wird. Fehler auf dem Server werden 30 Tage protokolliert, ohne Adressen. Grundlage: berechtigtes Interesse an Sicherheit und Betrieb. Links aus Mails können in diesem Protokoll auftauchen; die Links gelten einmal und laufen ab.

• Gerät und Browser

  Cookies: dd_session (angemeldet, 30 Tage); dd_device (ein Zufallswert, an dem dieser Browser wiedererkannt wird, damit wir dir eine Anmeldung von einem neuen Gerät mailen können; 400 Tage, bleibt beim Abmelden); dd_theme (hell oder dunkel) und dd_lang (Sprache), je 1 Jahr; dd_demo, solange du die Demo ausprobierst (3 Stunden); dd_oauth, während du ein Social-Media-Konto verbindest (15 Minuten); dd_site nur, solange diese Website hinter einem Zugangscode geschlossen ist (14 Tage); dd_gate nur, wenn du den Zugangscode eines geschlossenen Servers eingibst (14 Tage). Browser-Speicher: deine Einstellungen (Sprache, Design, Größe, Filter, Rundgänge, geschlossene Hinweise), noch nicht gesendete Änderungen, dein letzter Chat mit dem Assistenten (bis zu 30 Nachrichten, 6 Stunden lang) und, wenn du die App offline nutzt, eine Kopie deines Arbeitsbereichs mit seinen Bildern; Chat und Offline-Kopie werden beim Abmelden entfernt. Ein Einladungscode, den du bei der Registrierung getippt hast, bleibt nur in diesem Browser-Tab, und ein Name, den du bei einem Kundenlink getippt hast, wird nur in diesem Browser gemerkt. All das ist nötig, um den Dienst zu betreiben, den du verlangst. Wir setzen keine Tracking-, Analyse- oder Werbe-Cookies; deshalb gibt es kein Cookie-Banner. Beim Bezahlen kann der Zahlungsdienst (Stripe oder PayPal) auf seiner eigenen Seite eigene Cookies setzen.

Draftdeck nutzt diese Dienstleister. Jeder bekommt nur, was seine Aufgabe braucht.

• Hosting: netcup GmbH, Karlsruhe (Deutschland)

  Der Server steht in Deutschland. Alles oben Genannte wird dort gespeichert, auch die laufende Datenbank und die hochgeladenen Dateien. netcup gehört zur Anexia-Gruppe: Support und Rechenzentrumsleistungen erbringen verbundene Unternehmen in Österreich und Deutschland (EU), die im Auftragsverarbeitungsvertrag genannt sind.

• E-Mail: Brevo (Sendinblue SAS), Paris (EU)

  Jede Mail, die wir senden, läuft über Brevo: Adresse, Betreff und Text, bei Support-Mails also auch der Ticket-Text und die Antwort, bei Einladungen der Name der einladenden Person und der Arbeitsbereich. Antworten auf Support-Mails erreichen unser Support-Postfach oder kommen über Brevo herein und werden dem Ticket hinzugefügt. Brevo kann außerdem erfassen, ob eine Mail geöffnet und ob ein Link darin angeklickt wurde (über ein winziges unsichtbares Bild in der Mail und Links, die zuerst über Brevo laufen), für Zustellstatistiken. Diese Daten bleiben bei Brevo; wir bilden daraus kein Profil von dir. Grundlage: unser berechtigtes Interesse an Mails, die ankommen und funktionieren (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Du kannst jederzeit widersprechen: Schalte in deinem Mailprogramm das Laden von Bildern aus oder schreib an die Adresse oben.

• Zahlungen: Stripe Payments Europe, Ltd., Dublin, und PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., Luxemburg

  Nur wenn du bezahlst: deine E-Mail-Adresse, die Namen der Arbeitsbereiche und die Sprache gehen an den Dienst, den du wählst, später auch eine neue Adresse, wenn du sie änderst; er nimmt die Zahlungsdaten selbst entgegen und ist dafür selbst verantwortlich (siehe seine Datenschutzhinweise).

• Push-Dienste von Google, Apple, Microsoft und Mozilla (USA)

  Nur wenn du Push-Benachrichtigungen einschaltest: die verschlüsselte Nachricht und die Adresse deines Geräts laufen über den Push-Dienst deines Browsers.

• Instagram: Meta Platforms Ireland Ltd., Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland

  Nur wenn ein Arbeitsbereich ein Instagram-Profikonto verbindet: Text, Alt-Texte und Medien der Beiträge, die dort veröffentlicht werden (Meta holt die Medien über einen kurzlebigen, signierten Link ab), und unsere Abrufe der Zahlen dieser Beiträge; Meta sendet die Kennung des Beitrags und die Zahlen zurück. Die Anmeldung geschieht auf der Seite von Instagram; dein Passwort sehen wir nie. Für das, was auf Instagram veröffentlicht wird, und für die Anmeldung ist Meta selbst verantwortlich (siehe die Datenschutzrichtlinie von Instagram).

• KI-Dienst

  Im Moment: Mistral, auf einem Server in der EU. Wenn du „Mit KI umschreiben“ nutzt, gehen Briefing, Text, Kanal und deine Anweisung an den KI-Dienst, damit er den Vorschlag schreibt. Wenn du den Assistenten fragst, gehen deine Frage, die letzten Beiträge des Chats, die Seite, auf der du bist, und der Hilfetext dorthin. Bittest du Dex, etwas zu planen oder zu schreiben (Entwürfe, Ideen, Aufgaben, Themen, einen neuen Termin), gehen außerdem die Namen deiner Kanäle, Labels, Kampagnen und Teammitglieder, deine Rolle, das heutige Datum und deine Zeitzone mit, dazu, was sich Dex für dich und dein Team merkt, und welche Tage deines Kalenders belegt oder frei sind. Nur wenn ein Owner oder Admin „Dex lernt aus euren Beiträgen“ eingeschaltet hat, kann Dex außerdem Titel, Texte, Briefings, Termine und Kanäle der Beiträge des Arbeitsbereichs lesen, um zu antworten, und sendet bis zu 40 aktuelle Texte (je auf 400 Zeichen gekürzt), um das Markenprofil zu erstellen, das in Draftdeck gespeichert wird; Kommentare werden nie gesendet. Bilder und Videos: Dex sieht sich die Bilder eines Beitrags (eine kleine Kopie, nie die Originaldatei; bei einem Video bis zu 4 Standbilder) nur an, wenn du im Chat nach diesem Beitrag oder Bild fragst oder wenn „Dex lernt aus euren Beiträgen“ eingeschaltet ist, dann auch bis zu 6 aktuelle Bilder von Beiträgen für den Bildstil des Markenprofils; höchstens 6 Bilder pro Antwort. „Mit Dex schreiben“ in einem Beitrag und „Beitrag daraus machen“ in der Mediathek gelten als Frage nach genau diesen Bildern. Dokumente: Das Bild der ersten Seite eines PDFs und sein Text (in Teilen von einigen tausend Zeichen) gehen unter denselben Bedingungen an den KI-Dienst, nur wenn du Dex nach diesem PDF fragst (zum Beispiel mit „Beitrag daraus machen“) oder wenn „Dex lernt aus euren Beiträgen“ eingeschaltet ist. Von einem Video erfährt Dex die Länge und ob es eine Tonspur hat; der Ton selbst wird nie gesendet. Tippst du auf „Alt-Text vorschlagen“, geht eine kleine Kopie dieses einen Bildes dorthin, um den Vorschlag zu schreiben. Erlaubt der Betreiber die Websuche und hat dein Arbeitsbereich sie nicht abgeschaltet, kann Dex im Web nach Trends suchen: Nur die Suchbegriffe gehen an denselben KI-Dienst, ohne Namen, Adressen oder Telefonnummern, und dieser Dienst kann eigene Suchpartner nutzen. Angelegt wird erst, wenn du bestätigst. Mehr wird nicht gesendet: keine Kommentare, keine E-Mail, nicht der Rest der Mediathek. Wenn du das nicht nutzt, wird nichts gesendet.

• Eigener KI-Anbieter eures Arbeitsbereichs

  Mit Premium kann ein Owner oder Admin das eigene Konto des Arbeitsbereichs bei OpenAI, Anthropic, Google oder Mistral verbinden („Eigene KI“). Dann geht alles, was unter „KI-Dienst“ beschrieben ist und Dex für diesen Arbeitsbereich sendet, stattdessen an diesen Anbieter, unter dem eigenen Vertrag des Arbeitsbereichs mit ihm und seinen Bedingungen; der Anbieter ist dann ein eigener Auftragsverarbeiter des Arbeitsbereichs, nicht unserer, und für seine Verarbeitung sind wir nicht verantwortlich (prüft seinen Auftragsverarbeitungsvertrag, wo er Daten verarbeitet, in oder außerhalb der EU, und ob er API-Daten zum Training nutzt). Draftdeck speichert nur den Schlüssel, verschlüsselt, und zeigt seine letzten 4 Zeichen; er ist ein Geheimnis des Arbeitsbereichs und darum nicht Teil des Exports einer Person. Er wird gelöscht, wenn ein Owner oder Admin ihn entfernt oder der Arbeitsbereich gelöscht wird; endet Premium, bleibt er gespeichert, wird aber nicht genutzt.

Die Push-Dienste und, wenn ein Anbieter außerhalb der EU eingeschaltet ist, der KI-Dienst liegen außerhalb der EU. Auch bei Stripe und PayPal können andere Länder beteiligt sein. Dort gelten die Garantien des Anbieters (EU-Standardvertragsklauseln oder ein Angemessenheitsbeschluss); siehe deren Hinweise. Wir nennen die Anbieter hier, damit du es weißt. Instagram: Der Anbieter sitzt in Irland (EU), kann Daten aber in die USA übermitteln (an Meta Platforms, Inc.). Dafür gelten die EU-Standardvertragsklauseln und, soweit der Empfänger zertifiziert ist, das EU-US Data Privacy Framework; siehe deren Hinweise.

Standardmäßig niemand. Das Draftdeck-Team sieht Zahlen und Pläne, nicht, was dein Team schreibt. Braucht eine Hilfe einen Blick hinein, erlaubt das ein Owner oder Admin für 1 Stunde, 1 Tag oder 1 Woche. Der Zugriff ist nur lesend, endet von selbst oder sobald du ihn beendest, und jede Freigabe und jeder Blick steht in den Einstellungen des Arbeitsbereichs. Draftdeck führt über solche Aktionen ein Protokoll, 12 Monate lang. Wird ein Arbeitsbereich gelöscht, schließt er sofort und wird nach 30 Tagen endgültig gelöscht; Zahlungsbelege bleiben so lange, wie das Steuerrecht es verlangt.

Jede Nacht werden die Datenbank und alle hochgeladenen Dateien (Bilder, Videos, Dokumente) zusammen mit den Einstellungen des Servers kopiert, verschlüsselt (AES-256) und bei einem Dienstleister in der EU gespeichert (Hetzner Storage Box, Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen, Deutschland; er hat keinen Schlüssel). Wir behalten eine Kopie für jeden Tag der letzten Woche, eine pro Woche für einen Monat und eine pro Monat für sechs Monate; ältere Kopien werden gelöscht. Gelöschte Daten können deshalb bis zu etwa sechs Monate in diesen Kopien bleiben. Die Kopien dienen nur dazu, den Dienst nach einer Störung wiederherzustellen, und werden für nichts anderes genutzt. Wird ein Arbeitsbereich endgültig gelöscht (30 Tage, nachdem er in den Papierkorb kam), werden seine Bilder und Videos sofort vom Server gelöscht und aus den Kopien, wenn diese ablaufen.

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15 bis 21 DSGVO). Eine Einwilligung kannst du jederzeit für die Zukunft widerrufen. Deine Angaben kannst du in deinem Profil berichtigen, auch deine E-Mail-Adresse. Benachrichtigungs- und Zusammenfassungs-Mails beendest du mit dem Link in jeder dieser Mails.

Auskunft und Export

In deinem Profil gibt dir „Meine Daten herunterladen“ sofort eine Zip-Datei: deine Kontodaten, dein Profil, die Beiträge, Versionen und Kommentare, die du geschrieben hast, deine Notizen an Kalendertagen, Benachrichtigungen, Aufgaben und Ideen, die dich betreffen, die Dateien, die du hochgeladen hast (Namen und Daten), Einladungen an deine Adresse, Zahlungsdaten, deine Geräte, ob die Anmeldung in zwei Schritten an ist und wann Wiederherstellungscodes erstellt und benutzt wurden, Änderungen deiner Adresse, Kündigungen, deine Kalender-Abos (was sie zeigen und wann sie zuletzt abgerufen wurden, nie den geheimen Link), deine Support-Tickets mit den Notizen, die das Team dazu geschrieben hat, die Notizen und Aktionen des Draftdeck-Teams zu deinem Konto (ohne die Namen der Kolleginnen und Kollegen) sowie, was sich Dex über dich merkt, mit deinen Chats mit Dex. Der API-Schlüssel eines eigenen KI-Anbieters ist nicht darin: Er gehört dem Arbeitsbereich, nicht einer Person. Sie ist deine Kopie und deine Auskunft darüber, was wir über dich speichern. Die Verbindungen zu Instagram, die du angelegt hast, sind ebenfalls darin (connections.json: Plattform, Kontoname, Berechtigungen, wann verbunden, bis wann gültig, Status, Namen der Seiten), nie die Zugangsschlüssel.

Löschen

In deinem Profil „Mein Konto löschen“: tippe deine E-Mail, dann 7 Tage Wartezeit (du kannst jederzeit abbrechen). Danach wird dein aktives Konto gelöscht: Anmeldung, Profil, Bild, Geräte, Anmeldung in zwei Schritten und Wiederherstellungscodes, Adressänderungen, Kündigungsanfragen, Support-Tickets, Stimmen, offene Einladungen, deine Kalender-Links, was sich Dex über dich merkt, und deine Chats mit Dex. Sicherungskopien (siehe „Backups“) können die Daten noch bis zu etwa sechs Monate enthalten, dann sind sie weg; sie werden nur nach einer Störung zurückgespielt. Was du für dein Team geschrieben hast, bleibt im Arbeitsbereich, ohne deinen Namen. Bist du die einzige Owner-Person eines Arbeitsbereichs, gib ihn erst an jemand anderen ab oder lösche den Arbeitsbereich. Verbindungen zu Instagram, die du angelegt hast, werden dabei mit allen Daten gelöscht, die wir von der Plattform bekommen haben.

Wenn du dich nicht anmelden kannst, bitte um Export oder Löschung über den Kontakt oben oder über Owner oder Admin deines Teams. Wir führen ein kurzes Protokoll dieser Anfragen (Datum und Status; nach einer Löschung nur ein kurzer Code statt deiner Adresse), 3 Jahre lang, um zu zeigen, dass sie bearbeitet wurden.

Du kannst dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel bei der, die für den Sitz des Betreibers zuständig ist. Aufsichtsbehörde: Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover.

• Du bist weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet, uns Daten zu geben; ohne E-Mail-Adresse und Passwort gibt es kein Konto.
• Es gibt keine automatisierte Entscheidung über dich und kein Profiling.
• Wer in einen Arbeitsbereich eingeladen wird, dessen E-Mail-Adresse stammt von der Person, die eingeladen hat.
• Draftdeck ist für Menschen, die arbeiten; es richtet sich nicht an Kinder.