Auftragsverarbeitungsvertrag

Verantwortlicher („Kunde“): [Firma / Name], [Anschrift], vertreten durch [Vertretungsberechtigte Person], E-Mail: [E-Mail].

Auftragsverarbeiter („Draftdeck“): Draftdeck – Henk Mattes Ehebrecht, c/o Online-Impressum 11859 Europaring 90 53757 Sankt Augustin, E-Mail: hello@draftdeck.de.

Draftdeck stellt dem Kunden eine Web-Anwendung zum Planen, Prüfen und Übergeben von Social-Media-Beiträgen bereit. Dabei verarbeitet Draftdeck personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden. Der Vertrag gilt, solange der Kunde Draftdeck nutzt, und endet mit der endgültigen Löschung seines Arbeitsbereichs (Nr. 9).

Speichern, Anzeigen und Übermitteln der Inhalte, die der Kunde und seine Teammitglieder in Draftdeck eintragen; Bereitstellung der Funktionen der Software (Kalender, Board, Freigaben, Kommentare, Benachrichtigungen, optionale KI-Hilfe); Support auf Anfrage des Kunden.

Direktes Veröffentlichen auf Instagram (Beta, nur mit Premium): Verbindet ein Owner oder Admin des Kunden ein Konto, veröffentlicht Draftdeck die freigegebenen und geplanten Beiträge der damit verknüpften Kanäle zur geplanten Zeit oder auf Knopfdruck und ruft ihre Zahlen ab.

Daten: Name und E-Mail-Adresse der Teammitglieder, Rollen, Beiträge, Kommentare, Bilder und Videos, Kanäle, Labels, Aufgaben, Notizen an Kalendertagen, Anmeldezeitpunkte, E-Mail-Adressen der Kunden des Kunden (wenn sie an einem Freigabelink angegeben werden), mit Sprache und Abmeldung.

Bei direktem Veröffentlichen außerdem: die Zugangsschlüssel (Tokens) der Verbindung, verschlüsselt gespeichert (AES-256-GCM), Kennung, Name und Bild des verbundenen Kontos, Kennung und Link jedes so veröffentlichten Beitrags, die Antworten der Plattform und die Zahlen der Beiträge. Daten anderer Nutzer der Plattformen (Profile, Kommentare, Reaktionen, Follower) werden nicht gespeichert.

Betroffene: Teammitglieder des Kunden, Empfänger von Freigabelinks, Personen, die in den Inhalten genannt oder abgebildet sind.

Der Kunde trägt dafür Sorge, dass keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) ohne Notwendigkeit und ohne Rechtsgrundlage hochgeladen werden.

Draftdeck verarbeitet die Daten nur auf dokumentierte Weisung des Kunden. Weisung ist die Nutzung der Software und die Einstellungen des Kunden; weitere Weisungen erteilt der Kunde in Textform. Hält Draftdeck eine Weisung für rechtswidrig, weist es den Kunden darauf hin.

Wer bei Draftdeck Zugriff auf die Daten hat, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet. Draftdeck sieht Inhalte des Kunden nur, wenn der Kunde den Support-Zugriff in den Einstellungen seines Arbeitsbereichs freigibt (1 Stunde, 1 Tag oder 1 Woche, nur lesend). Jede Freigabe und jeder Zugriff wird protokolliert; der Kunde kann das Protokoll einsehen. Das Protokoll wird 12 Monate aufbewahrt.

Zugangskontrolle: Anmeldung mit Passwort (nur als Hash gespeichert), Sitzungen mit Ablauf, Rollen und Rechte im Arbeitsbereich, die der Server durchsetzt; Anmeldung in zwei Schritten (Authenticator-App, Wiederherstellungscodes nur als Hash) für jedes Konto wählbar, im Betreiberbereich für Mitarbeiter-Konten vorgeschrieben (Ausnahme: das Betreiber-Konto, Rolle Owner).

Zugriffskontrolle: Arbeitsbereiche sind logisch getrennt; jede Abfrage ist an den Arbeitsbereich gebunden und wird automatisiert getestet. Der Betreiber sieht standardmäßig nur Zahlen und Pläne; Support-Zugriff nur befristet, lesend und protokolliert.

Weitergabekontrolle: verschlüsselte Übertragung (HTTPS mit HSTS); Mailversand nur mit TLS; Schlüssel für Zahlungs- und KI-Anbieter verschlüsselt gespeichert.

Verfügbarkeit: nächtliche Sicherung der Datenbank und der hochgeladenen Dateien, vorher verschlüsselt (AES-256), bei der Hetzner Storage Box (Hetzner Online GmbH, EU; sie hat keinen Schlüssel und steht in der Liste der Unterauftragsverarbeiter); Aufbewahrung: tägliche Kopien eine Woche, wöchentliche einen Monat, monatliche sechs Monate; wöchentliche Stichprobenprüfung der Sicherung.

Eingabekontrolle: Betreiber-Aktionen und Support-Zugriffe werden protokolliert.

Trennungskontrolle: Daten verschiedener Kunden werden getrennt gespeichert und verarbeitet.

Draftdeck entwickelt diese Maßnahmen weiter. Das Schutzniveau sinkt dabei nicht.

Der Kunde stimmt dem Einsatz der unter https://draftdeck.de/subprocessors genannten Unterauftragsverarbeiter zu. Draftdeck kündigt Änderungen mindestens 30 Tage vorher an; der Kunde kann aus wichtigem Grund widersprechen. Draftdeck legt den Unterauftragsverarbeitern dieselben Datenschutzpflichten auf.

Draftdeck unterstützt den Kunden bei Anfragen betroffener Personen (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Export; die Funktionen sind in der App vorhanden), bei der Sicherheit der Verarbeitung, bei Datenschutzverletzungen und bei Datenschutz-Folgenabschätzungen. Eine Datenschutzverletzung meldet Draftdeck dem Kunden ohne unangemessene Verzögerung, möglichst innerhalb von 24 Stunden nach Kenntnis.

Mit dem Löschen eines Arbeitsbereichs wird dieser sofort geschlossen und nach 30 Tagen endgültig gelöscht, einschließlich der hochgeladenen Dateien. Beiträge, Aufgaben und Medien im Papierkorb eines Arbeitsbereichs werden nach 30 Tagen endgültig gelöscht, Medien mit ihren Dateien. Sicherungen enthalten die Daten bis zu etwa sechs Monate länger und werden nur nach einer Störung zurückgespielt. Vorher kann jede Person ihre eigenen Daten im Profil exportieren und die Dateien eines Beitrags als Zip herunterladen. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (etwa für Zahlungsbelege) bleiben unberührt.

Draftdeck stellt dem Kunden auf Anfrage die Informationen zur Verfügung, die zum Nachweis der Pflichten aus Art. 28 DSGVO nötig sind, und ermöglicht Überprüfungen nach Absprache. Die Kosten einer Überprüfung trägt der Kunde, soweit sie nicht durch einen Verstoß von Draftdeck veranlasst ist.

Die Daten werden in Deutschland gespeichert (Hosting). Unterauftragsverarbeiter für Mailversand und Zahlungen sitzen in anderen Ländern der EU (siehe Nr. 7). Eine Übermittlung in Drittländer erfolgt nur mit geeigneten Garantien (Art. 44 ff. DSGVO), zum Beispiel wenn für die optionale KI-Hilfe ein Anbieter außerhalb der EU eingestellt wird.

Verbindet der Kunde unter „Eigene KI“ ein eigenes Konto bei einem KI-Anbieter, gehen die Daten, die die KI-Hilfe dafür braucht, unter dem eigenen Vertrag des Kunden an diesen Anbieter; er ist dann Auftragsverarbeiter des Kunden, nicht Unterauftragsverarbeiter von Draftdeck, und Draftdeck speichert nur den verschlüsselten Schlüssel.

Das Veröffentlichen auf Instagram ist eine Weisung des Kunden (Nr. 4): Es geschieht nur für Kanäle, die ein Owner oder Admin des Kunden mit einem verbundenen Konto verknüpft hat, und nur für freigegebene Beiträge. Empfänger sind Meta Platforms Ireland Ltd., Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland. Sie verarbeiten die veröffentlichten Inhalte und die Anmeldung als eigene Verantwortliche nach ihren eigenen Bedingungen; sie sind keine Unterauftragsverarbeiter von Draftdeck. Eine Übermittlung in die USA durch diese Empfänger erfolgt nach deren Angaben auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln bzw. des EU-US Data Privacy Framework.

Aufbewahrung bei Draftdeck: Zahlen der Beiträge ein Jahr ab dem Abruf; Antworten der Plattform zu einer Veröffentlichung 6 Monate, der Eintrag mit Kennung und Link des Beitrags ein Jahr; begonnene Anmeldungen höchstens 15 Minuten; tägliche Abrufzähler 7 Tage. Draftdeck hält damit die Speicherregeln der LinkedIn-API ein.

Löschung: Alles zu einer Verbindung wird sofort gelöscht, wenn der Kunde sie trennt, wenn sein Arbeitsbereich gelöscht wird (ohne die 30 Tage im Papierkorb abzuwarten) oder wenn das Konto gelöscht wird, das sie angelegt hat; bei LinkedIn widerruft Draftdeck dabei auch den Zugang. Meldet Meta über den Löschrückruf, dass eine Person Draftdeck entfernt oder die Löschung verlangt hat, löscht Draftdeck sofort alles zu diesem Instagram-Konto. Bereits veröffentlichte Beiträge bleiben auf der Plattform; dort löscht sie der Kunde selbst.

Änderungen und Ergänzungen bedürfen der Textform. Bei Widersprüchen zu anderen Vereinbarungen geht dieser Vertrag in Fragen des Datenschutzes vor. Es gilt deutsches Recht. Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleibt der Rest wirksam.